A wiki rendszer használata egy vállalaton belül nagyon sokrétű lehet. Segítségükkel folyamatot menedzselhetünk, blogolhatunk, dokumentumokat tárolhatunk, ezek verzióját nyomon követhetjük, egyszóval információt oszthatunk meg másokkal. Az ilyen módon felhalmozott információ viszont már tudást képvisel, rögzít és közvetít. Ez a tudás pedig kompetenciákat közvetíthet és vethet egymással szemben, amelynek eredményeképpen újabb kompetenciák is kialakulhatnak, gondoljunk csak a tapasztalat útján történő készségfejlesztésre. No, persze ez már maga az álomkategória, de a földön maradva tudásközvetítés és összevetés mindenképpen történik, amely beváltható (az egyén motiváltságától függően) készséggé is. Mindebben pedig hatalmas szerepet játszik a közösség fogalma. Egy olyan közösségé, amelyet maga a téma szervezett, és most tekintsünk el attól, hogy közvetlenül vagy közvetetten. Csoportosulásokról beszélünk tehát, melyek között nagy az átfedés, de ez már szociológia. Mindezt ugyebár idekint a nagyvilágban „webkettőnek” hívjuk, és (a blog illetve médiamegosztó oldalak mellett) a bűvszó éllovas eszközének tekintünk. Mégis, miért nem illetve csak akadozva, nehézkesen akar működni mindez egy zárt, vállalati közegben, pedig az alkalmazásban rejlő lehetőségek szinte kiáltanak a modern, tudásmenedzselő intranetek után.
Az internet névtelenségéről, és annak káros hatásairól nagyon sok rege, mese és hír terjeng, könnyedén erre fogja mindenki a szélsőséges tartalmakat. Viszont azt se feledjük, hogy rengeteg hasznos tartalom termelődik nap, mint nap, és pontosan a virtuális világ névtelenségébe burkolódzva, hiszen szerzőjük ebben a világban igenis ismert és elismert személy (gondolok itt pl. a magyarítók kis közösségére, akik a való világ előtt csak virtuális énjükkel ismertek). A névtelenség, illetve egy művésznév (nicknév) mögé való rejtőzés nagyon is tartalommegosztásra motiváló tényező. A vállalati környezetben ez a névtelenség, rejtőzködés azonban nem lehetséges. Itt arcunkat, nevünket és nem utolsósorban vállalati pozíciónkat kell adnunk az adott tartalom mellé, alá, fölé. És ez egyfajta félelemmel tölti el a tartalomfeltöltőt.
A félelem is több forrásból fakad. Egyrészt maga a pozíció féltése, azaz a fiók effektus, amikor olyan (többnyire vélt) tudás birtokában vagyunk, melyet csak mi ismerünk (a mi fiókunk rejti), így nélkülönözhetetlenek leszünk. A megszerzett ismeret az enyém, a tudással csak én tudok élni, azaz a vállalatnak is szüksége van rám. Tehát az a tudásmegosztás, ami a vállalaton kívüli világban elismerést és tekintélyt ad a számunkra, a vállalaton belül pont ellenkezőleg működik? Hát, nem. Sajnos ez egy hibás szemlélet. Nagyon sokszor a fiók tartalmának kitalálása, megszerzése olcsóbb, mint a régi fiókőrző megtartása, illetve az is előfordulhat, a munkavállaló feletti döntéshozók nincsenek tisztában mit is rejt a fiók, hiszen annyira elzárta az illető. Tudatosítani kell, hogy a tudás megosztása nem hátráltató tényező. Sőt, egyfajta közösségteremtő, közös tanulásra ösztönző erő, ugyanakkor versenyszellem is, és sokkal tekintélyőrzőbb.
A félelem másik forrása szintén a tartalomban rejlik, de nem annak szakmai tartalmából, hanem sokkal inkább a vállalati viszonyokból, nyelvezetből, arculatából, annak kultúrájától fakad. Ilyet leírhatok, vagy ez már titkos? Esetleg az általam felvitt anyag nyelvezete megegyezik a bevett arculati elemekkel? A kiegészítő tartalmak (képek, animációk, stb.) megfelelnek a belső kultúrával, a vállalat által vállalható arculattal? Az internet világában (és a web2 alapvető lényegeként) a személyes hangnem, a bejegyzést szerző személyisége rendkívül fontos, és motiváló tényező. Olyan, mint az élő oktatásban (frontális osztálymunka esetében) a tanár személyisége, vagy gondoljunk csak arra mennyire fontos egy szóvivő megjelenése. A vállalaton belül viszont nem egy személy jelenik meg, ott nem az egyén, hanem a cég, mint fogalom képviselteti magát. Természetesen ez is feloldható, hiszen mind a vállalati kultúrának nyitnia kell a bezárt, merev szabályozásokon, mind a munkavállalónak azonosulnia kell bizonyos vállalati értékekkel. Jó módszer lehet például, hogy a vállalati wiki alatt a munkavállalók személyes témákat is indíthassanak (pl. saját blog, hobbi és egyéb külvilággal foglalkozó oldalak), hiszen egyrészt ezek egyfajta közösséget építenek (amely egy későbbi munkavégzés szempontjából akár hasznos is lehet), másrészt közelebb hozzák a wikit, mint eszközt, ezáltal nem idegenkednek tőle, megtanulják kezelni, így észrevétlenül elkezdik használni a vállalat céljainak érdekében is (pl. projektszervezés, dokumentum és információ megosztás, stb.).
Természetesen a szabadság esetében fontos, hogy kialakuljon egyfajta felelősségtudat. Azért a tartalomért, amit elhelyezek a rendszerben felelőséggel tartozom miközben a technológia és a modern internet világ immár nem csak a tartalom szabadságát, hanem annak szerzőjének a szabadságát is hangsúlyozza. De ahogy odakint is életbe lép a felelősség, úgy a vállalati zárt rendszerben ez még inkább érvényes és érvényesíthető. Ez persze a fenti félelmeket táplálja, de ezek kellő nyíltsággal áthidalhatóak. Ebben nagy szerepe van a vezetőknek, akik példamutató magatartással (esetlegesen néhány jól irányzott utasítással) elősegíthetik az eszköz használatát. Természetesen jól irányzott szabályozással meg lehet határozni a felelőségi köröket, hiszen a wikik jól felépített jogosultsági rendszerrel rendelkeznek, így korlátozható személyekre, csoportokra az egyes információk láthatósága, hozzáférhetősége. Ha ezek igénylése megfelelő folyamatokkal zajlik, akkor a felelősség kérdéskörének szinte fel sem szabadna merülni... Mindamellett, hogy a wiki mögé nem árt egyrészt egy informatikai support illetve módszertani, tartalmi support csoport felállítása. Előbbi a technikai problémákat képes orvosolni, utóbbi segíti a felhasználókat, illetve a vállalattal szembeni félelmekből fakadó tartalmi kérésekben képes tanácsot adni, esetlegesen moderálni. Sajnos a vállalatok többsége csak egy alkalmazásként tekint a wikire, így egy ilyen rendszer telepítését követően a megfelelő pipát kiteszik, de bevezetését, módszertanát nem segítik, nem építik ki, nem kapnak vezetői támogatást, így sokszor csak lógnak a levegőben. Szerencsére a munkatársak általában ekkor is felfedezik, és vannak, akik el is kezdik használni, de így nem válik a munkakultúra részévé, vagy csak nagy sokára.
Szintén erre eredeztethető vissza, hogy a wiki többnyire csak egy rendszer lesz a többi mellett az intraneteken. Egy, a többi rendszertől elszeparált eszköz. Tipikus példa, hogy a vállalatok rendelkeznek saját központi információs portállal (és akkor az egyes igazgatóságot önálló portáljairól még nem is beszéltünk), egy távoktatásos környezettel és egy wiki rendszerrel is. Ezek között azonban nincs semmilyen kapcsolat, átjárhatóság. Egymástól elszeparált rendszerekkel van dolgunk, amely megnehezíti a munkaerő információhoz jutását. Erre megoldás lehetne egy személyre szabható nyitóoldal (lásd pl. iGoogle vagy netvibes), egy egységes keresőrendszer, hogy csak a legkézenfekvőbbeket említsem. (Ha továbbgondolni is szeretnénk, akkor érdemes ehhez ezt elolvasni!)Összegzésként tehát elmondhatjuk, hogy a wiki bevezetésének elengedhetetlen velejárója a vállalati kultúra, illetve a vállalati munkakultúra megváltoztatása, mind vezető, mind beosztott oldaláról. Nagyon fontos, hogy már a bevezetés pillanatában kész módszertani anyagok, és support segítse az ismerkedőket. Rettentő fontos, hogy a rendszert nem elszeparált alkalmazásként kell telepíteni, lehetőséget kell adni az átjárhatóságra és az esetleges személyre szabhatóságra visszajelzésekre (RSS?). Az igazi gátat a hosszan fejtegetett félelem adja, de a fentiekkel ez hamar feloldható, melynek kulcsa a kultúraváltásban rejlik.
Megjegyzések